Senin, 11 Maret 2013

Makalah Job Analysis (manajemen SDM)



I. Pendahuluan
1. Latar Belakang
   Kegiatan pertama dalam manajemen  kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang  untuk mengisi organisasi .  Dalam organsiasi yang besar untuk mendapatkan orang –orang itu pada umumnya diserahkan kepada ahli, yaitu seksi penerimaan pegawai dari bagian kepegawaian.  Dalam organisasi yang
kecil, tiap pemimpin dapat melakukan sendiri penarikan tenaga kerja, seleksi dan penempatan tanpa bantuan ahli.
Ada langkah penting yang harus dilakukan sebelum penarikan tenaga kerja yakni menentukan jenis atau kualitas pegawai yang diinginkan untuk masing-masing jabatan dan rincian mengenai jumlahnya nanti akan diserahi masing-masing jabatan itu. Jadi langkah pertama  dalam manejemen kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang  yanp tepat, baik mengenai kualitas maupun mengenai kuantitasnya.
Metode yang lazim dipergunakan untuk menentukan jenis atau kualitas tenaga kerja yang diperlukan disebut job analysis (analisa jabatan).

-Rumusan Masalah
Seorang pemimpin dalam suatu perusahaan, harus mampu menempatkan orang  sesuai dengan  dengan kemampuannya, sehingga berlaku istilah “ The raigh man on the raigh place” . untuk itu seorang pemimpin harus mampu memahami beberapa hal yang bersangkut paut dengan analisis jabatan, sehingga seorang pemimpin dalam menempatkan orang tidak salah . Persoalannya tidak semua orang mampu melakukan analisa pekerjaan. oleh Karena itu pada makalah ini akan dicoba diurai beberapa hal yang bersangkut paut dengan analisa pekerjaan yaitu :
  1. Apa Pengertian Analisis Pekerjaan
  2. Apa Tujuan analisis pekerjaan
  3. Bagaimana Langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan
  4. Apa saja Jenis analisis pekerjaan
  5. Apa itu Klasifikasi pekerjaan ( job classification)



2. Tujuan
Ada beberapa hal yang bersangkut paut dengan job analysis (analisa jabatan) yang sangat penting diperhatikan bagi seorang pemimpin dalam menempatkan sesorang pada pekerjaan tertentu. Untuk itu pada makalah ini akan   dibahas beberapa hal yang bersangkutan dengan analisa pekerjaan , yaitu:
  1. Pengertian Analisis Pekerjaan
  2. Tujuan analisis pekerjaan
  3. Langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan
  4. Jenis analisis pekerjaan
  5. Klasifikasi pekerjaan ( job classification)


3.Pembahasan
Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan (2007: 10) pengertian MSDM adalah sebagai berikut: “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”.
Sedangkan Sofyandi (2003: 6) mengemukakan definisi manajemen sumber daya manusia sebagai berikut:
Manajemen SDM didefinisikan sebagai suatu strategi dalam menerapkan fungsi-fungsi manajemen yaitu planning, organizing, leading & controling, dalam setiap aktivitas/fungsi operasional SDM mulai dari proses penarikan, seleksi, pelatihan dan pengembangan, penempatan yang meliputi promosi, demosi, & transfer, penilaian kinerja, pemberian kompensasi, hubungan industrial, hingga pemutusan hubungan kerja, yang ditujukan bagi peningkatan kontribusi produktif dari SDM organisasi terhadap pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif dan efisien.
Dari pendapat para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan seluruh kegiatan mengelola sumber daya manusia, yang diawali dari upaya mendapatkan SDM yang kompeten sampai dengan pemberhentian. Adapun tujuannya adalah agar SDM tersebut dapat memberikan kontribusi yang optimal dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Karena itu dalam hal perekrutsn pegawai diperlukan suatu analisa agar pegawai yang diterima dapat bekerja dengan baik karena ditempatkan ditempat yang tepat. Menurut Moekijat,1) bahwa Job analysis terdiri dari 2  perkataan yaitu job dan analyisis. Job ada yang  menerjemahkan tugas , ada pula yang  menerjemahan pekerjaan, sedangkan analysis  berasal dari kata analyse yang berarti memisah-misahkan atau menguraikan.  Dalam job analysis berarti kita memisah-misahkan job (jabatan) menjadi bagian-bagian job yang disebut task (bagian atau unsur jabatan). Sedangkan menurut  Ike Kusdiyah Rachmawati2) bahwa “ analisis Jabatan adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan. Selanjutnya menurut Mariot Tua Efendi Hariandja3) bahwa job analysis adalah usaha untuk mengcari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang bekaitan dengan tugas-tugas dilakukan  dalam jabatan tersebut.  Sedangkan menurut Faustino Cardoso Gomes 4) Analisa pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan  interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang dari supervisor.Jadi job analysis atau analisa pekerjaan adalah proses yang dilakukan  untuk menentukan siapa yang cocok  untuk dipekerjakan  pada suatu pekerjaan.
Untuk membantu organisasi mencapai tujuannya, diperlukan sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien. Definisi jabatan menurut Wursanto (1991: 39) adalah sebagai berikut: ”Jabatan diartikan sebagai kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi.”
Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan di mana pekerjaan tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance standard).
Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti ”menguraikan”. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task).
Definisi analisis jabatan menurut Hariandja (2007: 48) adalah sebagai berikut: ”Analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.” Sedangkan menurut Irawan, dkk. (1997: 46): ”Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai”.
Sementara itu analisis jabatan menurut Sofyandi (2008: 90) adalah sebagai berikut:
Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan (job requirements) seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.
Schuler (Yuniarsih dan Suwatno, 2008: 98) berpendapat sebagai berikut: ’Job analysis is the process of describing and recording aspects of jobs,… the purposes of a job, its major duties or activities, and the conditions under which the job is performed.’
Pynes (2004: 147) memberikan pendapat mengenai analisis jabatan sebagai berikut: “A job analysis is a systematic process of collecting data for determining the knowledge, skills, abilities, and other characteristics (KSAOCs) required to successfully perform a job and to make judgements about the nature of a specific job”.
Dari definisi-definisi mengenai analisis jabatan tersebut, dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :
Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
Apa wewenang dan tanggung jawabnya
Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
Bagaimana cara melakukannya
Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Dan lain-lain


- Peran Analisis Jabatan  (job analysis)
Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan : Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja Menentukan besarnya upah Merancang jalur karir pekerja / pegawai Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.

-Tujuan Job Analyisis
Analisis pekerjaan dilakukan dengan berbagai tujuan, baik disektor publik maupun sektor swasta , menurut Faustino Cardoso Gome, bahwa ada 12 macam tujuan dari analisis pekerjaan, diantaranya adalah:
  1. Job description, yaitu berisi informasi pengidentifkasian pekerjaan , riwayat pekerjaan , kewajiban pekerjaan dan pertanggunjawaban, sepefisikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.
  2. Job classification, yaitu  penyusunan pekerjaan-pekerjaan  ke dalam klas-klas, kelompok- kelompok atau  jenis-jenis berdasarkan rencana sistimatika tertentu.
  3. Job Evaluation suatu prosedur pengklasifikasin pekerjaan berdasarkan kegunaan maisng-masing di dalam organisasi dan pasar tenga kerja luar yang terkait.
  4. Job desaing restructuring, meliput usaha-usaha untuk merelokasi dan merestrukturilsasilkan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam  berbagai kelompok.
  5. Personil requirement  /specifications berupa penyusunan persyaratan –persyaratan atau sepesifikasi tertentu  bagi  suatu pekerjaan, seperti  pengetahuan keterampilan, ketangkasan, sifat-sifat dan cirri-ciri yang diperlukan bagi keberhasilan  pelaksanaan suatu pekerjaan .
  6. Performance appraisal, ini merupakan suatu penilaian sistimatis yang dilakukan oleh para supervisor  terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja. Tujuan penting dari pada penilaian perpormasi  ini adalah dengan maksud mempengaruhi performansi para pekerja melalui keputusan-keputusan adimistrasi seperti promosi, pmberhentian sementara  (lay off), pemindahan ( transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada pekerja tentang kemanpuan-kemanpuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan  dengan pekerjaan masing-masing.
  7. Worker training, untuk  tujuan-tujuan  pelatihan .  Pelatiahn adalah proses sistemati yang sengaja dirancang dan dilakukan untuk mengembangkan keterampilan-keterampilan tertentu.
  8. Worker mobility, untuk tujuan mobilitas pekerja (karir) yaitu dinamika masuk keluarnya seorang dalam posisi-posisi pekerjaan –pekerjaan dan okupasi-okupasi tertentu.
  9. Efficinecy.  Ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan refrensi  tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedur-prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja.
  10. Safety.  Sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan  peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi fisik dan kondisi lingkungan.
  11. Human resource planning.  Ini meliputi kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan bahwa organisasi tersebut masih memiliki dan akan terus menerus memiliki jumlah dan macam orang yang tepat pada tempat yang tepat.
  12. Legal/quasi legal reqruitments , aturan-aturan dan ketentuanketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.
Sedangkan menurut Marihot Tua Efendi Hariandja, bahwa fungsi dari analisa pekerjaan adalah untuk menjadi landasan, untuk mencocokkan pekerjaan dengan  petugas , untuk mengetahui beban kerja yang dilakukan, untuk mengetahui kemungkinan hambatan yang ditemui para pelaksana dan menjadi landasan dalam pelaksanaan keseluruhan kegiatan MSDM dalam upaya memenuhi fungsinya.
Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk:
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan ) a. Penyusunan organisasi baru b. Penyempumaan organisasi yang sekarang c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan.
2. Kepegawaian a. Rekrutmen seleksi/penempatan b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan) c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning) d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c) e. Program pelatihan.
3. Ketatalaksanaan a. Tata laksana b. Tata kerja/prosedur Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (Job Description).





-Nilai Strategis Job Analysis
Rekrutmen
Untuk memahami secara benar apa tuntutan jabatan yang diperlukan sehingga lebih mudah mencari atau menilai jenis orang yang bagaimana yang sesuai memegang jabatan tersebut
Pelatihan
Untuk menentukan jenis pelatihan apa yang membantu pemegang jabatannya agar lebih baik dalam melaksanakan tugas-tugasnya
Asssement
Untuk mengukur prestasi dan kompetensi kerja pekerja saat ini
Perencanaan Karir
Untuk menata jabatan-jabatan yang ada agar setiap pemegang jabatan saat ini mempunyai arah yang jelas ( minat dan kompetensinya) dalam meniti karir dimasa mendatang
Perencanaan Organisasi
Untuk menyusun perencanaan pengembangan organisasi yang ada saat ini dalam menghadapi tantangan dan tuntutan organisasi yang baik dari segi internal maupun eksternal
Evaluasi Jabatan
Untuk menilai / memberi bobot suatu jabatan dibandingkan dengan jabatan lainnya
Performance Appraisal
Untuk menjadi pedoman bagi atasan menilai kinerja bawahannya


-Jenis-jenis Job Analysis
Menurut Faustino Cardiso gomes, bahwa terdapat dua jenis analisis pekerjaan yakni analisis pekerjaan tradisionil dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil , selanjutnya beliau menjelaskan bahwa analisis pekerjaan tradisional hanya mencari informasi sekitar tiga aspek yaitu tanggung jawab, kewajiban-kewajiban umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan dan kualifikasi-kualifikasi yang diterima sebagai suatu kelayakan. Sedangkan  analisis pekerjaan berorientasikan hasil berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut menperjelas harapan – harapan organisasi kepada para pekerja dan keterkaitan antara tugas-tugas , standar-standar, kecakapan-kecakapan dan kualifikasi minmal , oleh karena itu analisis pekerjaan yang berorientasi hasil memuat keterangan-keterangan yang berkisar pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
  1. Tasks, yaitu perilaku-perilaku , kewajiban-kewajiban atau fungsi-fungsi apa yang penting bagi suatu pekerjaan.
  2. Conditions, yakni bagaimana sifat dasar yang  diperlukan agar pekerjaan terlaksana, biasanya mudah atau sulit,? petunjuk-petunjuk apa atau instruksi-instruksi supervisor apa yang tersedia untuk membantu pekerja dalam melaksanakan suatu  tugas tertentu.
  3. Standars yakni harapan-harapan performasi obyektif apa yang diberikan pada setiap tugas yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas  atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan dengan tujuan organisasi.
  4. SKAS (skils, knowledges, and abilities), kecakapan-keccakapan apa, pengetahuan dan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima?
  5. Qualifications, yakni pendidikan dan pengalaman bagaimana serta kualifikasi-kualifikasi lain yang bagaimana dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.
  6. Klasifikasi pekerjaan ( job classification)
Menurut Faustino Cadoso Gomes, bahwa klasifikasi pekerjaan merupakan proses pengkategorisasian kedudukan sesuai dengan jenis kerja yang dilakukan, jenis kecakapan yang dibutuhkan , atau faktor lainnya yang berkaitan dengan kerja, selanjutnya Fautino mengatakan bahawa Klasifikasi memudahkan analisa pekerjaan karena klasifikasi berarti uraian pekerjaan, dan standar kualifikasi yang dibakukan dan dapat dirumuskan untuk sekumpulan kdedudukan yang sangat mirip sesuai dengan tugas-tugasnya dan kualifikasi-kualifikasi untuk pembenaran keadaanya seperti yang ditetapkan dalam uraian pekerjaan.
Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan , baik sektor  publik maupun swasta,di dasarkan  pada beberapa faktor , yaitu :
a)      Masukan informasi , yaitu dimana dan bagaimana sipekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.
b)      Proses-proses mental yaitu pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, prencanaan dan aktivitas-aktivitas proses informasi apa yang dilibatkan dalam pelaksanaan pekerjaan
c)       Output pekerjaan, yaitu aktivitas-aktivitas fisik apa yang dilakukan oleh para pekerja dan alat-alat apa yang dipakai oleh para pekerja.
d)      Relasi dengan orang, yakni relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan.
e)      Konteks pekerjaan yaitu dalam konteks fisik dan social apa pekerjaan dilaksanakan?
f)       Metode-metode kerja yaitu metode-metode atau teknik-teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan tersebut.
g)      Ciri-ciri pekerja yaitu cirri-ciri kepribadian atau kemampuan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan?.
Untuk organisasi publik, umumnya pengelompokkan pekerjaan ke dalam berbagai kategori bergantung pada tingkat pemerintahanyanya.

-Dalam melaksanakankan Job analysis  ada beberapa prinsip-prinsip yang perlu  diperhatikan, yaitu:
  1. Proses analisis jabatan dilakukan untuk memahami tanggung jawab pada setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi.
  2. Objek dari kegiatan analisis ini adalah jabatan, bukanlah si pemegang jabatan yang memangku jabatan tersebut. Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun kuesioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications of the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person).
  3. Jabatan yang akan dideskripsikan kedalam uraian jabatan merupakan jabatan yang sesuai dengan struktur organisasi pada saat ini.

-Pelaksanaan Job Analysis
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data.
3. Tahap pengolahan data
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah:
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi.
c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )
d. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan.
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan ) Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.
d. Metode Kombinasi Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.
3. Tahap Pengo]ahan Data Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
a. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan.
b. Menentukan bobot nilai dari setiap factor.
c. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi.
d. Analisa persyaratan jabatan.
e. Menyusun uraian jabatan.
f. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya
g. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.
     Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa butir berikut:
1. Nama jabatan, lokasi kerja, range upah
2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku jabatan.
4. Peralatan dan bahan yang digunakan.K
5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja.
6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan.
-Hasil Job Analysis mencakup 2 elemen, yaitu :
· Uraian Jabatan (Job Description).
· Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi:
1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan.
2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas.
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya.
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat.
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja.
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan.
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya.
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas.
Job Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja.
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan.
3. Persyaratan fisik dan mental.
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin  
Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan inilah yang kemudian dijadikan landasan dalam MSDM lainnya, diantaranya sebagai landasan untuk melakukan evaluasi jabatan, rekruitmen, seleksi, pelatihan, promosi, penempatan pegawai baru,  dan menentukan standar hasil kerja seseorang serta merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi.
Pelaksanaan analisis jabatan yang tepat akan menghasilkan standar suatu jabatan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hasil dari analisis jabatan akan membantu SDM dalam memahami jabatan yang akan atau sedang diduduki, selain itu juga memudahkan organisasi dalam menempatkan SDM pada suatu jabatan, serta membantu pelaksanaan pengelolaan SDM lainnya.

4.Kesimpulan
Job Analysis adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) dan adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar. Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan- kegiatan lain di bidang manajemen sumber daya manusia.
dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur yang harus diperhatikan dalam analisa job kerja adalah :
  1. Tujuan analisis pekerjaan adalah untuk mendapatkan person yang cocok dengan pekerjaan tertentu.
  2. Langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan adalah
mengindentifikasi jabatan yang akan dianalisis, menentukan teknik pengumpulan informasi, lalu melakukan analais pekerjaan, kemudian memutuskan kriteria-kriteria orang yang tepat pada pekerjaan tertentu, melakukan perekrutan  tenaga  kerja serta menempatkan orang pada pekerjaan yang sesuai.
  1. Jenis analisis pekerjaan ada dua , yaitu :   analisis pekerjaan tradisonil dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil
  2. Klasifikasi pekerjaan ( job classification) adalah  merupakan proses pengkategorisasian kedudukan sesuai dengan jenis kerja yang dilakukan, jenis kecakapan yang dibutuhkan , atau faktor lainnya yang berkaitan dengan kerja,
Ada beberapa hal yang perlu menjadi perhatian yaitu pertama,  rancangan bangun pekerjaan harus mencerminkan usaha pemenuhan tuntutan lingkungan organisasional dan keberprilakuan terhadap pekerjaan yang dirancang bangun itu. Kedua , mempertimbangkan  ketiga jenis tuntutan tersebut berarti upaya diarahkan pada pekerjaan yang produktif dan memberikan kepuasan  pada para pelakunya
Disamping itu perusahaan harus menyeimbangkan antara kebutuhan karyawan dan tujuan perusahaan secara seimbang agar para karyawan pun dapat memberikan segala kemampuan yang mereka miliki dan ini akan memberikan dampak positif baik bagi karyawan maupun perusahaan, semua proses ini merupakan tugas utama management sumber daya manusia agar terjadi keseimbangan tujuan perusahaan maupun karyawan.
















5.Daftar Pustaka
DAFTAR PUSTAKA
Sondang, P.Siagian , Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara, 1991.
Faustino, Cardoso, Gomes, Manajemen sumber Daya Manusia, Andi Yogyakarta, 1995
Ike Kusdaya, Rachmawati, Manajemen Sumber Daya Manusia , Andy Yogyakarta , 2007
Marihot, Tua, Efendi, Hariandja, Manajemen sumber Daya manusia, Grasindo ,2009
Moekijat, Manajemen Sumber Daya Manusia,

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar